In oktober is het project Samen Plannen en Roosteren (SPR) gestart. SPR werkt aan een gestandaardiseerd plan- en roosterproces, waarin medewerkers, onderwijs en faciliteiten samen ‘gebouwbreed’ (en later ‘campusbreed’) kunnen roosteren.
Hierbij neemt de projectgroep ook de inrichting van de applicatie mee zodat die Fontysbreed hetzelfde wordt waardoor Fontys rapportages kan draaien en stuurinformatie krijgt. Hierna volgen alle onderwijsinstituten op de campus hetzelfde plan- en roosterproces, waarbij uniforme werkwijzen en naleving van vastgestelde deadlines binnen de applicatie centraal staan.
Het cvb gaf op 4 juni jl. de opdracht om de ruimtes op Fontys zo efficiënt mogelijk te benutten, wat zal resulteren in een reductie van m2. Dit houdt in dat instituten gezamenlijk moeten gaan roosteren.
Oplossen puzzel
In het proces van roosterplanning worden onderwijs, beschikbaarheid van medewerkers, studenten en faciliteiten samengevoegd om de puzzel op te lossen van wie, wanneer en hoe aan elkaar wordt gekoppeld. Als de puzzel niet past, zijn er variabelen die kunnen worden aangepast: zoals bijvoorbeeld onderwijs, medewerkers, faciliteiten, beschikbaarheid en tijd.
De procesoptimalisatie levert de mogelijkheid tot het maken van gedetailleerde analyses zodat instituten, gebouwen en campussen weten waar problemen zich voordoen en waar mogelijke oplossingen mogelijk zitten. Het project levert die analyses aan de instituten en zorgt dat de instituten de analyses na afloop van het project zelf kunnen blijven maken. De uiteindelijke keuzes die gemaakt worden op basis van de analyses zijn de verantwoordelijkheid van het instituut. Het project heeft een adviserende rol en voert simulaties uit, maar de beslissingen liggen bij het instituut, de campus of de stad.
Waarom deze inspanning?
Het draait om flexibiliteit voor studenten en consistente roosters. Samenwerking in planning en roostering zal leiden tot gestroomlijnde leerroutes voor studenten over verschillende opleidingen en instituten zoals Talentgericht Onderwijs (TGO) voorschrijft. Roostermakers werken uniform, waardoor er veel meer duidelijkheid ontstaat in processen en werkwijzen. Het kennisniveau van planners en roostermakers ligt gelijk, wat de continuïteit van het roosterproces over de hele organisatie beter borgt.
Efficiënter ruimtegebruik is een bijkomend voordeel van samen plannen roosteren maar belangrijk voor Fontys. Samen plannen en roosteren helpt ons namelijk om onze gebouwen slimmer te gebruiken, met als doel een hogere bezettingsgraad (streefwaarde >80 procent) en benuttingsgraad (streefwaarde >50 procent).
Dit is een gezamenlijke onderneming waarbij de krachten gebundeld worden. Onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel, projectteams, diensten, klankbordgroepen en externe specialisten werken samen om deze verandering te realiseren
De sleutel tot het succes van deze transformatie gaat verder dan enkel processen en structuren; het omvat ook de menselijke factor. De focus op procesefficiëntie, samenwerking, cultuur, gedrag en leiderschap zal de impact van dit traject op het instituut aanzienlijk beïnvloeden. Samen bouwen we aan een geoptimaliseerde roosterplanning die het fundament zal vormen voor het onderwijs van morgen.
Heb je vragen over dit project? Stuur een mail naar samenplannenenroosteren@fontys.nl.
